Projektmanagement-Software

Mit diesem Blogartikel unterstützen wir Sie bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen. Wir erläutern die wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Software, zeigen die Auswahlkriterien für die richtige Softwarelösung auf und geben einen Überblick über die beliebtesten Anbieter und Lösungen. Darüber hinaus geben wir Ihnen Tipps für die Einführung und Nutzung von Projektmanagement-Software in Ihrem Unternehmen.

Unser Ziel ist es, Ihnen einen umfassenden Überblick zum Thema Projektmanagement-Software zu geben und Ihnen dabei zu helfen, die optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. In diesem Vergleich haben wir uns auf Projektmanagement-Software konzentriert, die hoch individualisierbar ist und sich speziell an mittlere und Großunternehmen mit komplexen Projekten richtet. Daher haben wir Tools wie Monday.com oder Asana, die eher für kleinere Projekte und Teams konzipiert sind, nicht in unseren Vergleich einbezogen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Projektmanagement-Software ist entscheidend für effiziente Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten in Unternehmen.
• Die richtige Auswahl eines Projektmanagement-Tools kann den Unternehmenserfolg signifikant beeinflussen.
• Wichtige Funktionen solcher Software beinhalten Aufgabenverwaltung, Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Teamkollaboration und transparente Projektverfolgung.
• Herausforderungen bei der Auswahl umfassen Marktvielfalt, Passgenauigkeit, Integration und Datensicherheit.
• Ein Überblick über die Top 10 Projektmanagement-Tools mit verschiedenen Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Funktionalität.
• Professionelle Beratung ist unverzichtbar für die passende Auswahl und Implementierung von Projektmanagement-Software.
• Verschiedene Software-Klassifizierungen: On-Premise vs. Cloud-basiert, branchenspezifisch und für agile Methoden.
• Wichtige Auswahlkriterien: Unternehmensgröße, Projektart, Budget, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Support.
• Tipps für die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software und typische Fallstricke bei der Auswahl und Verwendung.

Die Bedeutung einer Projektmanagement-Software für Unternehmen

Der Einsatz einer maßgeschneiderten Projektmanagement-Software ist für Unternehmen wichtiger denn je. Sie ermöglicht die strukturierte Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten und trägt damit wesentlich zur Steigerung der Effizienz und Produktivität bei. Durch den Einsatz solcher Softwarelösungen können Teams besser koordiniert, Ressourcen effizienter genutzt und Projekte transparenter gesteuert werden.

Darüber hinaus unterstützt sie die Einhaltung von Terminen und Budgets, verbessert die Kommunikation im Team und mit Stakeholdern und bietet wertvolle Einblicke in den Projektfortschritt. Damit ist es ein unverzichtbares Instrument zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.

1. Effizienzsteigerung: Durch die Verwendung können Arbeitsabläufe optimiert und Prozess- sowie Ressourcenplanung verbessert werden. Die automatisierten Funktionen ermöglichen eine effizientere Planung, Zuweisung von Aufgaben und Überwachung des Fortschritts.
2. Verbesserte Teamkollaboration: Die Verwendung erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams, unabhängig von Standorten und Zeitzonen. Teammitglieder können leicht kommunizieren, Dateien teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten, was die Produktivität steigert und Missverständnisse reduziert.
3. Transparente Projektverfolgung: Sie behalten jederzeit den Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte. Sie können den Status einzelner Aufgaben, den Gesamtfortschritt und wichtige Meilensteine leicht verfolgen, was die Planung und das Risikomanagement erleichtert.
4. Bessere Ressourcenverwaltung: Die Software ermöglicht eine effektive Verwaltung von Ressourcen wie Mitarbeitende, Zeit und Budget. Durch die Zuweisung von Ressourcen nach Bedarf und die Überwachung ihrer Nutzung können Engpässe vermieden und die Effizienz maximiert werden.
5. Einfache Berichterstattung und Analyse: Eine Projektmanagement-Software bietet robuste Reporting-Funktionen, mit denen Sie leicht aussagekräftige Berichte und Analysen erstellen können. Diese Daten helfen bei der Identifizierung von Trends, der Bewertung von Leistungskennzahlen und der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen.

1. Komplexität des Angebots: Der Markt für Softwarelösungen ist überflutet mit einer Vielzahl von Angeboten, die unterschiedliche Funktionen und Preismodelle bieten. Die Vielfalt kann es Unternehmen erschweren, die für ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignete Lösung zu identifizieren.
2. Passgenauigkeit der Funktionen: Es kann schwierig sein, eine Software zu finden, die genau die benötigten Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bietet. Oftmals müssen Unternehmen Kompromisse eingehen oder eine maßgeschneiderte Lösung in Betracht ziehen.
3. Integration mit bestehenden Systemen: Die neue Software muss nahtlos mit den bereits vorhandenen Systemen und Anwendungen im Unternehmen integriert werden. Eine mangelnde Kompatibilität kann zu Datenverlust, Effizienzverlust und zusätzlichem Implementierungsaufwand führen.
4. Benutzerakzeptanz und Schulungsaufwand: Die Einführung neuer Software erfordert oft eine Umgewöhnung der Mitarbeitenden und kann zu Widerstand führen. Ein umfangreiches Schulungsprogramm ist erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende die Software effektiv nutzen können.
5. Sicherheits- und Datenschutzaspekte: Insbesondere bei Cloud-basierten Lösungen ist die Sicherheit und der Schutz sensibler Unternehmensdaten von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die ausgewählte Software robuste Sicherheitsmaßnahmen bietet und den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht.

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Die Top 10 Projektmanagement-Software-Tools im Überblick

Der Markt für Projektmanagement-Software ist groß und unübersichtlich. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die Top 10 der auf dem Markt erhältlichen Projektmanagement-Software-Tools. Diese Übersicht soll Ihnen helfen, sich einen ersten Eindruck von den führenden Softwarelösungen zu verschaffen und ihre wichtigsten Funktionen und Alleinstellungsmerkmale zu verstehen. Dabei werden verschiedene Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität, Anpassbarkeit und Integrationsmöglichkeiten berücksichtigt.

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Warum professionelle Beratung unverzichtbar ist

Professionelle Beratung bei der Auswahl und Implementierung einer Projektmanagement-Software ist aus mehreren Gründen unerlässlich:

Vorteile professioneller Beratung:

• Zeitersparnis: Vermeidung von Fehlern und Verzögerungen bei der Auswahl und Einführung der PM-Software.
• Kosteneinsparung: Vermeidung von Investitionen in ungeeignete Softwarelösungen und Optimierung der Ressourcennutzung.
• Effizienzsteigerung: Steigerung der Effektivität Ihrer Projektmanagementprozesse und -ergebnisse.
• Risikominimierung: Vermeidung von Komplikationen und unerwarteten Herausforderungen während des Einführungsprozesses.
• Know-how-Transfer: Zugang zu Expertenwissen und Best Practices im Bereich Projektmanagement

Sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software? Dann sind Sie bei uns goldrichtig! Unsere Lösungen rund um Projektmanagement-Tools sind maßgeschneidert und praxistauglich, im Fokus stehen immer die vielfältigen Anforderungen unserer Kunden. Hier ein Überblick über unsere Lösungen:

1. Software-Auswahl: Wir unterstützen Sie hersteller-unabhängig bei der Suche nach einer passenden Toollösung für das Projekt- und Portfoliomanagement.​
2. Implementierung und Rollout: Wir beraten und begleiten Sie bei der Implementierung und Weiterentwicklung Ihrer Toollösung – bis zum Rollout und darüber hinaus.​
3. Betrieb und Support: Wir bieten umfassende Unterstützung im laufenden Betrieb Ihrer Toollösung, zum Beispiel in Form von klar definierten Service Level Agreements.​
4. Trainings: Wir führen Schulungen für eine breite Palette von Toollösungen durch, darunter cplace, Planisware, Jira, Confluence, MS Project und Planview.​
5. PMO-Support: Wir stehen Ihrem PMO jederzeit zur Verfügung, um Sie im täglichen Betrieb zu unterstützen und bei der effektiven Nutzung Ihrer eingesetzten Toollösung zu begleiten.​

Allgemeine Klassifizierung für ein Projektmanagement-Tool

Nachdem wir Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien für Projektmanagement-Software vorgestellt haben, möchten wir Ihnen nun einen Überblick über die verschiedenen Arten von Projektmanagement Tools geben.

Die wichtigsten Kategorien sind:

• On-Premise vs. Cloud-basierte Lösungen
• Branchenspezifische Software
• Software für agile Methoden

On-Premise vs. Cloud-basierte Lösungen

On-Premise-Lösungen bieten hohe Datensicherheit und Kontrolle, da sie auf unternehmenseigenen Servern installiert sind. Sie eignen sich besonders für Organisationen mit strengen Datenschutzrichtlinien. Allerdings sind die Anfangsinvestitionen und der Wartungsaufwand höher.

Im Gegensatz dazu sind Cloud-basierte Lösungen kosteneffizienter und flexibler. Sie ermöglichen den Fernzugriff auf Daten und erleichtern die Zusammenarbeit, wobei die Daten auf externen Servern gespeichert werden, was Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit aufwerfen kann.

Branchenspezifische Software

Branchenspezifische Software-Lösungen sind auf die einzigartigen Anforderungen bestimmter Branchen zugeschnitten, wie Bauwesen, IT, Gesundheitswesen oder Automotive. Sie enthalten spezialisierte Funktionen, die den besonderen Herausforderungen dieser Branchen gerecht werden. Diese maßgeschneiderten Lösungen bieten eine tiefere Integration in branchenspezifische Prozesse und können Effizienz und Genauigkeit in diesen Bereichen erheblich verbessern.

Software für agile Methoden

Tools, die agile Methoden unterstützen, fördern Flexibilität, schnelle Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung. Sie bietet Funktionen wie Scrum-Boards, Sprints, Backlogs und Kanban-Boards, die die dynamische Projektverwaltung und die Kollaboration in Echtzeit unterstützen. Diese Art von Software ist ideal für Teams, die Wert auf Anpassungsfähigkeit, schnelle Iterationen und eine enge Einbindung der Stakeholder legen.

Über welche Funktionen sollte eine Software für das Projektmanagement verfügen?

Die Funktionen einer PM-Software variieren je nach Anbieter und Lösung. Es gibt jedoch einige Kernfunktionen, die jedes Tool besitzen sollte, um die wichtigsten Aufgaben jedes Projektes zu unterstützen:

Integration in bestehende Systeme

Die Integration in bestehende Systeme kann die Effizienz und Effektivität Ihrer Projektprozesse erheblich verbessern. Sie ermöglicht eine nahtlose Datenkommunikation und verbessert die Effizienz durch die Verknüpfung mit anderen Geschäftsanwendungen wie CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware und Kommunikations-Tools.

Die Fähigkeit, sich in bestehende IT-Landschaften einzufügen, reduziert die Komplexität, vermeidet Datensilos und unterstützt eine einheitliche Arbeitsweise im gesamten Unternehmen. Eine sorgfältige Planung und Bewertung der Kompatibilität sind notwendig, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software reibungslos in das bestehende System integriert werden kann.

Kompatibilität und Schnittstellen

Bei der Integration eines Projektmanagement-Tools in bestehende Systeme ist es wichtig, die Kompatibilität der Systeme sicherzustellen.

Folgende Punkte sollten beachtet werden:

• Technische Standards: Mit den technischen Standards Ihrer bestehenden Systeme kompatibel sein.
• Datenformate: Die Datenformate Ihrer bestehenden Systeme unterstützen.
• Schnittstellen: Offene APIs oder Standard-Schnittstellen für die Integration mit anderen Systemen bieten.

Anpassung an Unternehmensgröße

Die Skalierbarkeit der Projektmanagement-Software ist ein wichtiger Faktor, um sowohl den Bedürfnissen kleiner Unternehmen als auch den komplexeren Anforderungen großer Organisationen gerecht zu werden. Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren und dabei sowohl einfache als auch komplexe Projektstrukturen zu unterstützen.

• Kleine Unternehmen benötigen in der Regel eine einfachere Lösung mit grundlegenden Funktionen.
• Große Unternehmen benötigen hingegen eine umfassendere Lösung mit erweiterten Funktionen, z. B. für Ressourcenmanagement, Budgetverwaltung und Risikomanagement.

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Praxisbeispiele für erfolgreiche Anwendung

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Praxisbeispiele für die erfolgreiche Anwendung von Projektmanagement-Software vor. Die Beispiele zeigen, wie Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche Projektmanagement-Tools nutzen, um ihre Projektprozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen.

Sie erfahren, wie die Software ihnen geholfen hat,

• ihre Projekte effizienter und effektiver zu gestalten,
• die Zusammenarbeit im Team zu verbessern,
• die Kosten und Risiken von Projekten zu reduzieren und
• die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Die Praxisbeispiele sollen Inspiration geben und Ihnen zeigen, wie Sie ein Projektmanagement Tool in Ihrem Unternehmen erfolgreich einsetzen können.

Mittelständische Unternehmen

Ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden hat eine Projektmanagement-Software eingeführt, um die Prozesse in der Produktentwicklung zu optimieren.

Die Software hat es dem Unternehmen ermöglicht,

• die Zeit bis zur Markteinführung neuer Produkte zu verkürzen,
• die Kosten für die Produktentwicklung zu senken,
• die Qualität der Produkte zu verbessern und
• die Zusammenarbeit zwischen den Teams in der Entwicklung, Produktion und im Marketing zu verbessern.

Großunternehmen und internationale Konzerne

Ein großes Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden hat eine Projektmanagement-Software eingeführt, um die Prozesse im Projektmanagement zu standardisieren und zu verbessern.

Die Software hat es dem Unternehmen ermöglicht,

• die Transparenz und Kontrolle über alle laufenden Projekte zu erhöhen,
• die Ressourcen effizienter zu nutzen,
• die Risiken von Projekten zu minimieren und
• die Erfolgsquote von Projekten zu verbessern.

Sicherheit und Datenschutz

Bei der Auswahl eines PM-Tools sollten Sie neben den funktionalen Anforderungen auch die Aspekte Sicherheit und Datenschutz berücksichtigen.

Datensicherheit:

• Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung einsetzt.
• Achten Sie auf die Verschlüsselung von Daten, sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung.
• Informieren Sie sich über die Zugriffskontrollmechanismen und die Möglichkeiten zur Protokollierung und Auditierung von Datenzugriffen.

Datenschutz:

• Prüfen Sie, ob der Anbieter die Datenschutzbestimmungen DSGVO-konform und anderer relevanter Gesetze einhält.
• Achten Sie darauf, dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten und dass Sie diese jederzeit einsehen, ändern oder löschen können.
• Informieren Sie sich darüber, wie der Anbieter mit personenbezogenen Daten umgeht und an wen diese Daten weitergegeben werden können.

Achten Sie zusätzlich auf Zertifizierungen des Anbieters nach anerkannten Standards wie ISO/IEC 27001 oder EU-US Privacy Shield.

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Mit der richtigen Planung und Vorbereitung können Sie die Einführung jedoch erfolgreich gestalten und die Vorteile der Software nutzen, um Ihre Projektprozesse zu optimieren und Ihre Ziele zu erreichen.

Fazit

Projektmanagement-Software kann Unternehmen und Organisationen jeder Größe und Branche dabei helfen, ihre Projektprozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen. Das richtige Tool kann Ihnen helfen:

• die Effizienz und Effektivität Ihrer Projekte zu verbessern,
• die Zusammenarbeit im Team zu verbessern,
• die Kosten und Risiken von Projekten zu reduzieren,
• die Kundenzufriedenheit zu erhöhen
• und vieles mehr.

Bei der Auswahl und Einführung sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:

• Definieren Sie Ihre Anforderungen klar und präzise.
• Setzen Sie realistische Ziele für die Einführung der Software.
• Planen Sie die Einführung sorgfältig.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die neue Software.
• Bieten Sie Schulungen und Trainings an.
• Passen Sie die Software an Ihre Bedürfnisse an.
• Testen Sie die Software vor der Einführung in einem Pilotprojekt.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Support zur Verfügung.
• Überwachen Sie den Erfolg der Einführung.

Nehmen Sie sich Zeit, um die verschiedenen Lösungen zu vergleichen und diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Wenn umsetzbar gerne diesen Part integrieren

Ihr Weg zum Projektmanagement Tool

Wir begleiten Sie von der Analyse bis hin zur Inbetriebnahme des Ihren Bedürfnissen entsprechendem Projektmanagement-Tools – mit stetem Fokus auf Ihre Unternehmenskultur. Unsere Expert:innen bilden dabei mit ihren Erfahrungen in Beratung und technischer Entwicklung die Brücke zwischen Ihrer IT und Ihren Fachbereichen – für eine bedarfsgerechte Lösung, standardisiert oder angepasst.

1. Software-Auswahl: Wir unterstützen Sie hersteller-unabhängig bei der Suche nach einer passenden Toollösung für das Projekt- und Portfoliomanagement.​
2. Implementierung und Rollout: Wir beraten und begleiten Sie bei der Implementierung und Weiterentwicklung Ihrer Toollösung – bis zum Rollout und darüber hinaus.​
3. Betrieb und Support: Wir bieten umfassende Unterstützung im laufenden Betrieb Ihrer Toollösung, zum Beispiel in Form von klar definierten Service Level Agreements.​
4. Trainings: Wir führen Schulungen für eine breite Palette von Toollösungen durch, darunter cplace, Planisware, Jira, Confluence, MS Project und Planview.​
5. PMO-Support: Wir stehen Ihrem PMO jederzeit zur Verfügung, um Sie im täglichen Betrieb zu unterstützen und bei der effektiven Nutzung Ihrer eingesetzten Toollösung zu begleiten.​